Besprechungen und der Notizwahn

Sicherlich bin ich nicht der Einzige, der sich andauernd mit dieser Frage konfrontiert sieht: Wie halte ich meine Besprechungsnotizen fest, um auch eine Woche nach der Besprechung noch zu wissen, was ich eigentlich aufgeschrieben habe?

Die Qual der Wahl…

Die Möglichkeiten sind quasi unbegrenzt – vom Notizbuch über den Notizblock bis hin zu Mitschriften im Laptop, jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile. Bei handschriftlichen Notizen auf Papier ist der nachträgliche Aufwand für mich relativ hoch. Entweder man ordnet die Notizen so, dass man sie später wiederfindet, was auch schnell mal zur Bastelstunde werden kann, oder man digitalisiert sie nachträglich aufwändig, um sie im Laptop mit von A nach B zu nehmen.

Stattdessen bietet sich auch das direkte Mitschreiben von Notizen während der Besprechung auf dem Laptop an – auch das halte ich aber eher für kontraproduktiv. Auf der einen Seite distanziert man sich durch den hochgeklappten Laptopbildschirm räumlich von den anderen Teilnehmern, auf der anderen Seite wird man durch die Möglichkeiten des Laptops auch schnell von der eigentlichen Besprechung abgelenkt.

Wer kennt es nicht, dass trotz Skype-Status „In einer Besprechung“ unablässig Anrufe im Hintergrund eingehen oder eine verlockende E-Mail-Benachrichtigung die Aufmerksamkeit auf ein vollkommen anderes Thema lenkt? Zumal auch die anderen Teilnehmer verunsichert werden können: Bedeutet das „wilde Tippen“ wirklich, dass akribisch Notizen gemacht werden oder ist im Hintergrund vielleicht eher ein Chatfenster oder das E-Mail-Programm geöffnet? Optimal finde ich das nicht.

Handschriftliche Notizen – digital. Eine Mögliche Lösung?

Um Abhilfe zu schaffen möchte ich daher in den nächsten Wochen einen anderen Weg ausprobieren: digitale handschriftliche Notizen. Als Equipment dienen mir ein iPad Pro (9.7″), der dazugehörige Apple Pencil und Microsoft OneNote, das kostenlos für iPad erhältlich ist.

OneNote ist in meinem Team sowieso schon als eines der Standardwerkzeuge verankert. Es ist einfach Notizen zu verfassen, sie zu gliedern und sie Anderen zur Verfügung zu stellen. Ein weiterer Vorteil ist, dass gleichzeitig mehrere Personen in einem virtuellen Notizbuch arbeiten können ohne in Konflikt mit dem Schreibschutz zu kommen. Auch Änderungen von anderen Personen sind leicht erkennbar, wenn man denn sein Notizbuch mit anderen Personen teilen möchte oder ein Notizbuch auf einem Netzlaufwerk verwendet. Sehr praktisch ist die Synchronisation zu OneDrive bzw. OneDrive for Business, so dass die neuen Notizen sofort auf allen anderen Geräten zur Verfügung stehen.

Eine OneNote-Seite

Eine OneNote-Seite

Mit dem Apple Pencil gibt es nun auch endlich einen vernünftigen Eingabestift für iOS-Geräte: Man muss sich keine Gedanken mehr über falsche Striche machen, weil der Handballen das Display berührt, und auch Verzögerungen vom Schreiben bis zum Erscheinen der Notizen auf dem Bildschirm gibt es quasi nicht.

Durch Größe und Gewicht kann man das iPad Pro kaum von einem normalgroßen Block oder Notizbuch unterscheiden, weshalb es auf dem Besprechungstisch deutlich angenehmer als ein 15″-Laptop wirkt. Einen weiteren Pluspunkt verdient es sich durch die lange Akkulaufzeit. Während ich an Tagen mit „Meetingmarathons“ irgendwann immer eine Steckdose suchen muss, um meinen Laptop aufzuladen, hält das iPad Pro auch mal 2 lange Tage ohne Akkuladung durch – und auch wenn der Akku vom Stift mal leer wird, reichen ein paar Sekunden Ladezeit für eine halbe Stunde Energie.

Nach der Besprechung hält sich auch der Nachbereitungsaufwand in Grenzen – die Windows-Version von OneNote bringt glücklicherweise eine Handschrifterkennung mit, wodurch die Handschrift schnell und relativ zuverlässig in Text umgewandelt wird. Noch nicht ausprobiert habe ich allerdings mehrsprachige Notizen umzuwandeln.

Ich bin gespannt, ob ich auch in ein paar Wochen noch von dieser Methode begeistert bin oder sie sich auf längere Zeit vielleicht doch als unpraktisch herausstellt…

Wie löst ihr dieses Problem? Habt ihr noch andere Ideen, um dem Notizchaos Herr zu werden? Bitte lasst es mich in den Kommentaren wissen.

Viele Grüße
– Fabian

Neuer Job, neue Herausforderung

Heute ist der erste März. Heute hieß es auch für mich, einen neuen Schritt zu machen. Nachdem ich einige Zeit lang im IT-Support gearbeitet habe, wurde es für mich Zeit, einen neuen Weg einzuschlagen – heute war es dann soweit: der erste Tag im neuen Unternehmen.

Meinen neue Aufgabe besteht weiterhin darin, (Groß-)Kunden im IT-Bereich zu betreuen. Anders als bei meinem Job im Support betrifft es aber Kunden aus Deutschland und ich bin nicht mehr für das Lösen von Hard- und Softwareproblemen verantwortlich. Vielmehr geht es darum, dem Kunden unterschiedliche Produkte / Softwarelizenzen großer Hersteller wie Microsoft anzubieten und um zu erkennen, welches IT-Equipment dem Kunden fehlt um die IT seines Unternehmens auf einem neuen und sicherem Stand zu halten.

Der Bereich „Vertrieb“ ist komplett neu für mich, ich glaube allerdings fest daran, dass ich mich in diesem Gebiet viel breiter entfalten kann als z.B. im Support oder in der Programmierung. Ein weiterer Vorteil liegt natürlich auch daran, dass meine neue Arbeitsstelle viel näher an meinem derzeitigen Zuhause liegt und endlich die Nacht- und Spätschichten wegfallen.

In den nächsten Monaten geht es nun erstmal mit Schulungen und Workshops weiter, die meine Kollegen und mich optimal auf unsere neue Aufgabe vorbereiten sollen.

Ich freue mich schon sehr darauf und werde, falls es sich anbietet, natürlich hier berichten.

Viele Grüße,
– Fabian

Don’t lie | Nicht lügen

Sicherlich habt ihr schon mitbekommen, dass ich im IT-Support arbeite und jeden Tag vielen Menschen in den USA und Kanada bei ihren Computerproblemen helfe. Viele dieser Menschen sind sehr dankbar, wenn man eines dieser Probleme behoben hat oder einen Techniker zum Ort des Geschehens geschickt hat. Jedoch gibt es ein großes Problem: ein Großteil der Kunden lügt, wenn man versucht das jeweilige Problem zu beheben.

Meistens sind es einfache Dinge wie zum Beispiel „Haben Sie Ihr System bereits neugestartet?“. Sicherlich ist es eine einfache Frage und viele verspotten diese Frage sicherlich sowieso als nutzlos. Es ist jedoch trotzdem so, dass ein Neustart viele Probleme beheben kann. Warum sagt dann ein Kunde „Ja, ich habe es heute schon mindestens 5x neugestartet“ wenn in unserem System „Last reboot: 6 days, 4 hours, 9 minutes“ angezeigt wird?

Eine weitere Frage wäre „Haben Sie schon mal die Kabel an der Rückseite des Computers überprüft? Sind alle Kabel fest eingesteckt?“. Auch auf diese Antwort ist die Frage meistens „Ja klar, das habe ich schon gemacht“. Gerade bei fehlender Netzwerkkonnektivität  sitzt oftmals ein Stecker nicht richtig oder es gibt einen kleinen Wackelkontakt. Erst wenn wir den Kunden noch mal an die Rückseite des Computer schicken, heißt es dann „Oh! Ein Kabel war doch locker! Jetzt funktioniert es wieder!“ – super!

Ganz besonders toll sind auch solche Dinge wie „Haben Sie neue Programme installiert, bevor das Problem zum ersten Mal auftrat?“ – „Nein! Natürlich nicht, ich habe absolut gar nichts verändert!“. Dann schaut man halt bei einigen Problemen im Taskmanager nach und schon ist irgendein merkwürdiger Prozess da. Man schaut, zu welchem Programm er gehört und findet dann heraus, dass dieses Programm erst seit kurzer Zeit installiert ist und möglicherweise nicht mal für den Einsatz auf Firmencomputern bestimmt wurde. Warum sagen das die Kunden nicht?

Auf solche einfachen Fragen ehrlich zu antworten hat nur Vorteile – für den Kunden und für uns:

  • als Kunde wird man ernstgenommen
  • man kann bestimmte Probleme ausschließen / die Fehlersuche auf bestimmte Kategorien beschränken
  • es wird wahnsinnig viel Zeit eingespart

Es braucht kein Kunde Angst zu haben, dass man ihm den Kopf abreißt, nur weil er seinen Computer nicht neugestartet hat oder weil er irgendeine Software installiert hat. Wir sind dazu da, das Problem schnellstmöglich zu beheben und ggf. einen Spezialisten mit tiefgründiger Fehlersuche zu beauftragen. Je ehrlicher da die Kunden arbeiten und je mehr Informationen wir bekommen, desto schneller ist das System wieder funktionsfähig und der Kunde kann es weiter wie gewohnt nutzen.

Also: Wenn ihr den technischen Support anruft, dann sagt die Wahrheit und lügt nicht rum. Niemand braucht vor irgendeinem Techniker Angst zu haben – nur wenn sich im Nachhinein rausstellt, dass der Kunde von Anfang an mit falschen Karten gespielt hat, dann kann es auch mal teuer werden.

Arbeitet vielleicht auch jemand von euch im technischen Support? Habt ihr selbst Erfahrungen mit Kunden, Technikern, Ausreden und Lügen gemacht? Schreibt mir eure Geschichten als Kommentar! Vielleicht seid ihr selbst Kunden und ruft regelmäßig beim Support an – wurde euch bisher immer schnell geholfen? Was waren eure Probleme? Was wünschen sich Kunden vom PC-Support? Ich warte auf Kommentare!

Bis bald und viele Grüße,
– Fabian

How may I assist you?

Guten Morgen!

Gestern war es soweit – nach 10 Tagen Training mit vielen Informationen ist der „große Moment“ gekommen und ich wurde in meinem neuen Job zum ersten Mal dirket auf Kunden losgelassen. Für alle, die es noch nicht wissen… ich leiste ab sofort englischsprachigen Kundensupport hier in Leipzig.

Mein erster Anruf war eigentlich relativ einfach und unkompliziert. Eine Sekretärin hat sich gemeldet und meinte, dass der Blackberry ihres Managers leider über das Wochenende nass geworden ist. Mhh… passiert. Mehr als zu sagen, dass der Manager einen neuen Blackberry beantragen muss, weil Wasserschäden nicht von der Garantie abgedeckt werden, konnte ich allerdings auch nicht und die Sache war somit geklärt. Der Tag ging schneller vorbei, als ich gedacht habe und am Ende konnte ich dann ca. 18 Kunden (mehr oder weniger) helfen.

Im Grunde ist der Job relativ gut und macht (noch :D) Spaß – einziger Nachteil sind die Arbeitszeiten. Da wir eine amerikanische Firma betreuen sind unsere Kunden natürlich auch zu amerikanischen Zeiten im Büro und brauchen Hilfe. Das heißt für mich in der nächsten Zeit erstmal bis 23:00 zu arbeiten. Dadurch ist zwar der ganze Nachmittag und Abend weg aber man hat am Vormittag immerhin Gelegenheit auszuschlafen und ein paar Sachen zu erledigen.

Ich bin sehr gespannt, wie sich das noch weiter entwickelt.

Was macht ihr eigentlich beruflich? Seid ihr mit eurem Job zufrieden? Habt ihr auch schon mal im Customer Support gearbeitet bzw. würdet ihr es machen?

Viele Grüße
– Fabi

Die verschollene E-Mail

Eigentlich war und bin ich der Annahme, dass E-Mails eine relativ zuverlässige Möglichkeit zum Informationsaustausch darstellen. Anscheinend ist dies nicht immer der Fall.

Letzte Woche habe ich mich online bei einer Firma in Hamburg auf eine Stelle beworben. Die E-Mail ging raus, danach war erst mal Stille. Vielleicht kommt ja eine Eingangsbestätigung? Naja, lieber nicht drängeln und ein paar Tage warten. Mittlerweile ist eine Woche vergangen und gestern abend schaue ich in meinen Posteingang und finde einen Hinweis darauf, dass meine Mail nach 8Tagen nicht zugestellt werden konnte und es auch nicht weiter versucht wird.

Na gut, also habe ich die Adresse peinlich genau auf Tippfehler überprüft, jedoch keine gefunden. Da ich nicht noch mal die Ungewissheit haben wollte, ob die Mail ankommt oder nicht, rief ich heute vormittag dann bei besagter Firma an. Mein Ansprechparner hatte das Telefon schon in der Hand, so dass ich gerade ein Mal das Freizeichen hörte, bevor ich jemandem am anderen Ende hatte.

Ich habe ihn dann erstmal gefragt, ob er der richtige Ansprechparner für das Angebot als „IT-…“ wäre. Er bejahte, meinte jedoch, dass dieses Stellenangebot seit gestern abend geschlossen ist, und neue Bewerbungen nicht mehr angenommen werden. Er hat mir in Zwischenzeit schon „einen schönen Tag noch“ gewünscht aber so schnell habe ich mich nicht abwimmeln lassen. Ich hab noch mal nachgefragt, ob meine E-Mail denn angekommen wäre. Reaktion: „Welche E-Mail?“ – „Ja, ich habe Ihnen letzte Woche meine Bewerbung per Mail geschickt, gestern abend erhielt ich eine Fehlermeldung, dass meine Mail unzustellbar wäre“. Er frage mich daraufhin, wie groß meine Mail denn gewesen wäre. Als ich ihm sagte, dass es 3,4MB waren, meinte er, dass ich bestimmt einen Tippfehler in der Adresse hatte – außerdem kommen sonst alle E-Mails bei ihm an. „Trotzdem vielen Dank für Ihr Interesse“ und das war es mit dem Gespräch.

Ehrlich gesagt, finde ich das ziemlich merkwürdig. Es war auch das erste Mal, dass ich erst nach 8 Tagen einen Hinweis erhielt, dass eine Mail unzustellbar war. 8 Tage ist sowieso ein merkwürdiger Zeitraum. Normalerweise kenne ich es, dass versucht wird, unzustellbare Mails 4 Tage lang zuzustellen und man bereits nach dem ersten Tag darüber informiert wird. Wenn Mailadressen gänzlich unbekannt sind, gibt es die Meldung direkt nach dem Versenden.Dazu kommt noch, dass das Stellenangebot gestern abend geschlossen wurde und ich die Fehlermeldung gestern abend bekommen habe.

Glücklicherweise kenne ich mich wenigstens etwas im Mailbereich aus und weiß, dass man solche Fehlermeldungen auch selbst generieren kann. Manche Mailprogramme haben sogar eine Funktion, mit der man E-Mails zurückschicken kann. Der Absender der Mail erhält dann eine Fehlermeldung die oftmals ähnlich aussieht, wie vom Server generierte Meldungen wenn eine E-Mail-Adresse unbekannt ist / eine Mail unzustellbar war.

War es für diese Firma vielleicht einfacher, einfach ein paar Meldungen zu generieren, als Absagen zu schreiben? Ich halte es für eine sehr fragwürdige Methode und fand auch die Art des Herrn am Telefon nicht sonderlich nett mir gegenüber. Vielleicht ist es aber auch besser, dass meine Bewerbung (offiziell zumindest) nicht angekommen ist – wer weiß…

Ist euch schon mal etwas Ähnliches passiert? Was waren eure merkwürdigsten Bewerbungserlebnisse?

Einen schönen Abend noch
– Fabi

Auf Nennung des Firmennamens habe ich im Beitrag absichtlich verzichtet und möchte den Namen auch nicht auf Nachfrage nennen.