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16. März 2017 | Noch keine Kommentare

Besprechungen und der Notizwahn

Sicherlich bin ich nicht der Einzige, der sich andauernd mit dieser Frage konfrontiert sieht: Wie halte ich meine Besprechungsnotizen fest, um auch eine Woche nach der Besprechung noch zu wissen, was ich eigentlich aufgeschrieben habe?

Die Qual der Wahl…

Die Möglichkeiten sind quasi unbegrenzt – vom Notizbuch über den Notizblock bis hin zu Mitschriften im Laptop, jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile. Bei handschriftlichen Notizen auf Papier ist der nachträgliche Aufwand für mich relativ hoch. Entweder man ordnet die Notizen so, dass man sie später wiederfindet, was auch schnell mal zur Bastelstunde werden kann, oder man digitalisiert sie nachträglich aufwändig, um sie im Laptop mit von A nach B zu nehmen.

Stattdessen bietet sich auch das direkte Mitschreiben von Notizen während der Besprechung auf dem Laptop an – auch das halte ich aber eher für kontraproduktiv. Auf der einen Seite distanziert man sich durch den hochgeklappten Laptopbildschirm räumlich von den anderen Teilnehmern, auf der anderen Seite wird man durch die Möglichkeiten des Laptops auch schnell von der eigentlichen Besprechung abgelenkt.

Wer kennt es nicht, dass trotz Skype-Status „In einer Besprechung“ unablässig Anrufe im Hintergrund eingehen oder eine verlockende E-Mail-Benachrichtigung die Aufmerksamkeit auf ein vollkommen anderes Thema lenkt? Zumal auch die anderen Teilnehmer verunsichert werden können: Bedeutet das „wilde Tippen“ wirklich, dass akribisch Notizen gemacht werden oder ist im Hintergrund vielleicht eher ein Chatfenster oder das E-Mail-Programm geöffnet? Optimal finde ich das nicht.

Handschriftliche Notizen – digital. Eine Mögliche Lösung?

Um Abhilfe zu schaffen möchte ich daher in den nächsten Wochen einen anderen Weg ausprobieren: digitale handschriftliche Notizen. Als Equipment dienen mir ein iPad Pro (9.7″), der dazugehörige Apple Pencil und Microsoft OneNote, das kostenlos für iPad erhältlich ist.

OneNote ist in meinem Team sowieso schon als eines der Standardwerkzeuge verankert. Es ist einfach Notizen zu verfassen, sie zu gliedern und sie Anderen zur Verfügung zu stellen. Ein weiterer Vorteil ist, dass gleichzeitig mehrere Personen in einem virtuellen Notizbuch arbeiten können ohne in Konflikt mit dem Schreibschutz zu kommen. Auch Änderungen von anderen Personen sind leicht erkennbar, wenn man denn sein Notizbuch mit anderen Personen teilen möchte oder ein Notizbuch auf einem Netzlaufwerk verwendet. Sehr praktisch ist die Synchronisation zu OneDrive bzw. OneDrive for Business, so dass die neuen Notizen sofort auf allen anderen Geräten zur Verfügung stehen.

Eine OneNote-Seite

Eine OneNote-Seite

Mit dem Apple Pencil gibt es nun auch endlich einen vernünftigen Eingabestift für iOS-Geräte: Man muss sich keine Gedanken mehr über falsche Striche machen, weil der Handballen das Display berührt, und auch Verzögerungen vom Schreiben bis zum Erscheinen der Notizen auf dem Bildschirm gibt es quasi nicht.

Durch Größe und Gewicht kann man das iPad Pro kaum von einem normalgroßen Block oder Notizbuch unterscheiden, weshalb es auf dem Besprechungstisch deutlich angenehmer als ein 15″-Laptop wirkt. Einen weiteren Pluspunkt verdient es sich durch die lange Akkulaufzeit. Während ich an Tagen mit „Meetingmarathons“ irgendwann immer eine Steckdose suchen muss, um meinen Laptop aufzuladen, hält das iPad Pro auch mal 2 lange Tage ohne Akkuladung durch – und auch wenn der Akku vom Stift mal leer wird, reichen ein paar Sekunden Ladezeit für eine halbe Stunde Energie.

Nach der Besprechung hält sich auch der Nachbereitungsaufwand in Grenzen – die Windows-Version von OneNote bringt glücklicherweise eine Handschrifterkennung mit, wodurch die Handschrift schnell und relativ zuverlässig in Text umgewandelt wird. Noch nicht ausprobiert habe ich allerdings mehrsprachige Notizen umzuwandeln.

Ich bin gespannt, ob ich auch in ein paar Wochen noch von dieser Methode begeistert bin oder sie sich auf längere Zeit vielleicht doch als unpraktisch herausstellt…

Wie löst ihr dieses Problem? Habt ihr noch andere Ideen, um dem Notizchaos Herr zu werden? Bitte lasst es mich in den Kommentaren wissen.

Viele Grüße
– Fabian

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